Umbuchung, Buchungen stornieren

Umbuchungen bzw. Stornierungen von Buchungen können z.B. notwendig werden, wenn im Projekt ein falscher Titel ausgewählt wurde. Zum aktuellen Zeitpunkt ist keine "einfache" Stornierung mit einem Klick möglich.

Das Löschen von Buchungen ist rechtlich nicht möglich, um Dokumentationspflichten weiterhin nachkommen zu können. Entsprechend muss eine Buchung erst rückabgewickelt und dann neu durchgeführt werden.

Die folgenden Schritte sollten im besten Fall von einem/einer Haushaltsverantwortliche:n durchgeführt werden.

Das Projekt "Umbuchungen"

  1. Falls es noch kein Projekt "Umbuchungen" gibt: Erstelle ein Projekt "Umbuchungen"
    • Projektverantwortliche:r und Organisation sind nicht relevant
    • Es müssen min. 2 Projektposten erstellt werden.
      • Name Posten 1: z.B. "Rotbuchung XY" oder "Rückbuchung XY"; XY kann frei gewählt werden, sollte aber im Bestfall einen Hinweis darauf geben, was Storniert wird.
      • Betrag Posten 1: er muss gleich mit dem der rückgängig zu machenden Buchung sein, aber mit dem umgekehrten Vorzeichen sein
      • Name Posten 2: z.B. "Korrekturbuchung XY"
      • Betrag Posten 2: er muss gleich mit dem der rückgängig zu machenden Buchung sein und das gleiche Vorzeichen haben

Beispiel: Das Cider für die anstehende Party aus dem Projekt "SAP WS 23" wurde aus Versehen (!) in den Titel Bürobedarf (A.5) statt in den Titel Semesteranfangsparty (A.3) gebucht. Es handelt sich um eine Ausgabe in Höhe von 500 EUR. Im Projekt wird der Posten "Rotbuchung Cider SAP WS" mit Einnahmen in Höhe von 500 EUR und der Posten "Korrekturbuchung Cider SAP WS" mit Ausgaben in Höhe von 500 EUR angelegt.

  1. Genehmige das Projekt.
  2. Klicke im Projekt auf "Bearbeiten" und füge den Posten wie folgt Haushaltstitel hinzu
    • Posten 1: Dieser Posten muss den gleichen Titel haben, wie die falsche Buchung. Nur so kann die falsche Buchung "neutralisiert" werden.
    • Posten 2: Hier wird der korrekte Titel zugeordnet, in den die Buchung eigentlich gehen sollte.

Am obigen Beispiel: Der Posten "Rotbuchung Cider SAP WS" erhält den Titel A.5. Da es sich um eine Rotbuchung/Neutralisierung handelt ist es in Ordnung eine Einnahme in einen Ausgabetitel zu buchen. Dem Posten "Korrekturbuchung Cider SAP WS" wird der Titel A.3 zugeordnet.

  1. Wenn es schon ein Projekt "Umbuchungen" gibt: Gehe in das Projekt. Wenn es genehmigt ist, solltest du es als Haushaltsverantowrtliche:r bearbeiten können und die Posten entsprechend Nr. 1 und 3 hinzufügen können. Wir raten dringend davon ab, Projekte zu bearbeiten, wenn es darin schon Abrechnungen gibt.

Beleg erstellen

Für die Dokumentation ist ein Beleg notwendig. Dafür muss eine Abrechnung in dem Umbuchungsprojekt erstellt werden.

  • Name der Abrechnung: Umbuchung XY aus Projekt Z und Beleg A
  • Zahlungsempfänger: wir empfehlen die Informationen des StuRa einzutragen
  • Belegdatum: aktuelles Datum
  • Beleg hochladen: entweder eine leere Seite oder eine kurze Begründung zur Umbuchung
  • Beschreibung: Falls nur eine leere Seite hochgeladen wurde ist die Empfehlung hier eine kurze Begründung zu ergänzen
  • Posten: wähle hier beide Projektposten mit dem gleichen Betrag aus. Es sollte also ein Beleg mit der Summe von 0 EUR raus kommen.

am obigen Beispiel: Name: Umbuchung Cider aus Projekt SAP WS 23 und Beleg A13 "[Einnahme] Rotbuchung Cider SAP WS" 500 EUR Einnahmen "[Ausgabe] Korrekturbuchung Cider SAP WS" 500 EUR Ausgaben

Die Abrechnung muss jetzt von den Finanzverantwortlichen wie gewohnt geprüft und genehmigt werden.

Die/der Kassenverantwortliche muss den Status nach der Genehmigung auf "Bezahlt" setzen.

Zahlung anlegen

Für die Umbuchung ist eine fiktive Zahlung anzulegen. Dafür ist ein virtuelles Konto/Transferkonto zu verwenden.

Am besten wird eine Zahlung in Höhe des unfassbaren Betrages von 0 EUR angelegt. Der Name dieser Zahlung kann beliebig gewählt werden, enthält im besten Fall aber eine Referenz auf die Umbuchung.

Buchung

Nun muss die Buchung wie gewohnt erfolgen.

Dafür ist die eben angelegte 0 EUR Zahlung dem 0 EUR Beleg zuzuordnen und durchzuführen.

Im Ergebnis wurde die alte Buchung neutralisiert und eine neue hinzugefügt. Die Dokumentationspflichten wurden eingehalten und der Buchungsweg ist in der Buchungsliste und dem Haushaltsplan nachvollziehbar.