Schritt 2: Durchführung der Buchung durch die/den Kassenverantwortliche:n

Hier sind alle Buchungsanweisungen, die von den Haushaltsverantwortlichen gekommen sind, sichtbar. Die Aufgabe der/des Kassenverantwortlichen besteht darin, die Angaben zu überprüfen und die Buchung durchzuführen.

Alle Anweisungen haben eine Vorgangsnummer. In jedem Vorgang siehst du die zugeordneten Zahlungen mit ihrer Zahlungs-Nummer (startend z.B. mit K oder Z) und dem Betrag.

Außerdem siehst du die Belegnummer mit Verlinkung sowie die einzelnen Projektposten mit ihren Beträgen und Haushaltstiteln. Hier ist es wichtig zu überprüfen, ob die Summen der Zahlungen mit der Summe der Belegbeträgen übereinstimmen. Es empfiehlt sich gelegentlich auch einen kurzen Blick in die Abrechnung zu wagen und zu schauen, ob der Haushaltstitel grob passt.

Wichtig ist anzumerken, dass sich das Vorzeichen der Buchungsbeträge an den den Haushaltstitel orientieren. In Ausgabetitel (in der Regel mit einem A markiert) werden Ausgaben mit einem positiven Vorzeichen und Einnahmen mit einem negativen Vorzeichen verbucht. Bei Einnahmen ist es entsprechend umgekehrt.

Am Ende der Zeile siehst du einen vorgeschlagenen Buchungstext bestehend aus dem Projektnamen und dem Namen des Beleges. Er kann angepasst werden und dient der einfacheren Identifikation der Buchung in der Buchungsliste.

Passt alles mit dem Vorgang, kannst ihn vorn in der blauen Zeile anhaken.

Es können so alle oder nur einzelne Vorgänge ausgewählt und fertig gebucht werden, indem unten der Knopf "Buchung(en) durchführen" geklickt wird.

Werden Fehler in der Buchung (z.B. falscher Beleg) festgestellt, kann der Vorgang über die Mülltonne gelöscht werden. Die Zahlung und der Beleg werden dann wieder in den Tab "Anweisen" zurück gegeben.

Wichtig ist jetzt in der Buchungsanweisung rechts unten das aktuelle Datum bei "Gebucht am:" einzutragen. Wurde die Buchungsanweisung durchgeführt, taucht die Buchung nun im Tab "Historie" auf. Das ist eure Buchungsliste. Dort erhälst du auch in der ersten Spalte die Buchungsnummer. Diese musst du in der Buchungsanweisung in der jeweiligen Zeile eintragen werden.