Einen Haushaltsabschluss erstellen

Auf dieser Seite wird erklärt, was aus dem Finanzsystem benötigt wird, um einen Haushaltsabschluss zu erstellen.

Formalia

Was zum Haushaltsabschluss gehört wird in der ThürStudFVO (für Thüringen) geregelt. Im wesentlichen verhält es sich über die verschiedenen Bundesländer gleich.

Im wesentlichen legt der Haushaltsabschluss dar, wie viel Geld für was ausgegeben oder eingenommen wurde und ob dies auch mit den Aufgaben der Studierendenschaft (ist im jeweiligen Hochschulgesetz definiert.) vereinbar ist.

Hierfür wird die so genannte "kamerale Buchführung" angewendet. Das bedeutet, dass man im Unterschied zu Unternehmen, generell eine Einnahmeüberschuss-Rechnung (Verrechnung Einnahmen und Ausgaben; immer dann, wenn sie angefallen sind = Datum auf dem Kontoauszug/im Kassenbuch) anlegt und in einem Haushaltsplan mit entsprechenden Haushaltstiteln (Buchungskonten) arbeitet. Früher hat quasi die gesamte Verwaltung in diesem System gearbeitet, heute ist es ein Mischprinzip. Insbesondere wenn ein Wirtschaftsbetrieb mit im Spiel ist, wird das dann komplizierter.

Faktisch besteht der Haushaltsabschluss aus den folgenden Unterlagen (keine Garantie auf Vollständigkeit - im Zweifel in die Verordnung/das Haushalsgesetz des Landes schauen)

  • Der Haushaltsplan untergliedert in seine Haushaltstitel
    • mit den geplanten Ausgaben und Einnahmen (das was damalsTM beschlossen/genehmigt wurde
    • und im Vergleich den tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen sowie
    • eine Spalte mit der Differenz zwischen diesen beiden Angaben.
  • Einer Begründung, wie Mehrausgaben (tatsächliche Ausgaben sind höher als geplante) gedeckt werden sollen (z.B. über nicht vollständig ausgelastete Titel oder Mehreinnahmen)
  • die Konten/Kassenbücher
    • mit entsprechenden Anfangs- und Endbeständen sowie
    • die Kontoauszüge bzw. Kassenblätter.
  • Alle Belege zu allen Konto- bzw. Kassenbuchbewegungen (nicht mehr und nicht weniger)
    • mit entsprechenden Buchungsvermerken, in welche(n) Titel der Betrag auf dem Beleg gebucht wurde sowie
    • den Unterschriften der Verantwortlichen für die sachliche (HV) und rechnerische (KV) Richtigkeit.
    • Alle Belege müssen prinzipiell im Original vorhanden sein und abgegeben werden. Es gibt aber auch Ausnahmen.
  • Eine Inventarliste.
  • häufig wird auch eine Stellungnahme des Haushaltsverantwortlichen benötigt.

Dieser Haushaltsplan muss innerhalb einer Frist (in Thüringen 6 Wochen nach Ende des jeweiligen Haushaltsjahres) abgeben (in Thüringen bei der Hochschulleitung vertreten durch die/den Kanzler:in, welche/r vertreten wird durch die Innenrevision) werden. Genaueres in der jeweiligen Verordnung nachlesen! Wenn ihr das nicht rechtzeitig schafft, schreibt einen Antrag an die Hochschulleitung mit bitte um Verlängerung der Frist um Zeit X und am besten einer Begründung (z.B. Prüfungsphase, Zuständigkeitswechsel.

Vorgehen

Die Reihenfolge der folgenden Punkte wird bei der Abarbeitung des Haushaltsabschlusses empfohlen.

Kontoauszüge und Kassenbücher

Hier werden alle Zahlungsströme vermerkt. Es müssen alle Kontoauszüge und Kassenbücher beim Haushaltsabschluss vorliegen.

Es empfiehlt sich Kontoauszüge über das Onlinebanking monatsweise auszudrucken und die entsprechenden Belege chronologisch sortiert dahinter abzuheften. Es hilft, auf dem ausgedruckten Kontoauszug abzuhaken, welche Belege vorhanden sind. Dort können auch Infos zu z.B. Sammelbuchungen angegeben werden. Außen auf dem Ordner sollte markiert werden, wenn alles vollständig ist. 

Bei Kassenbüchern könnte ein Kopieren vor dem abhaken hilfreich sein, da auf den Blättern häufig nicht viel Platz (u.a. auch für Notizen) ist.

Vor dem Abgeben des Haushaltsabschlusses sollten noch einmal alle Ordner überprüft werden.

Belege und Buchungsvermerke

Als Belege werden im folgenden die Unterlagen bezeichnet, die

  1. aus dem Ausdruck der Auslage/Abrechnung aus dem System. Dieser wird generiert, wenn man auf den Button "Belege PDF" klickt. Außerdem sollte der Originalbeleg, sofern vorhanden, angehangen sein.
  2. aus dem Ausdruck der Zahlungs- und Buchungsanweisung aus dem System. Dieser wird generiert, wenn man auf den Button "Zahlungsanweisung PDF" klickt. Dieser wird sichtbar, wenn die Auslage mindestens in dem Status "Genehmigt" ist. Sie kann nur von Mitgliedern des Referat Finanzen eingesehen und gedruckt werden.

Der Beleg als solcher sollte, sobald er sich in dem Status "Gebucht" befindet, in den Ordner hinter den entsprechenden Kontoauszug, wie oben beschrieben, geheftet werden. Es ist wichtig, dass auf der Zahlungs- und Buchungsanweisung alle entsprechenden Unterschriften vorhanden sind.

Spätestens beim Wegheften empfiehlt es sich noch einmal zu überprüfen, ob ein Gegenstand gemäß dieses Beleges angeschafft wurde und ob dieser bereits in der Inventarliste steht.

Für den Haushaltsabschluss ist es notwendig, dass alle Zahlungen und Einnahmen gebucht sind. Das bedeutet, dass im System links unter "Buchungen" in der linken Spalte keine Einträge mehr sind. Achtet darauf, dass das richtige Haushaltsjahr (rechts oben neben "Aktualisieren" auswählen und dann "Aktualisieren" drücken) ausgewählt ist.

Haushaltsplan

Der Haushaltsplan mit den geplanten und den Ist-Ausgaben/Einnahmen kann direkt aus dem System als .csv heruntergeladen werden. Dafür geht man folgende Schritte

  1. Gehe links im Menü auf "Haushalt".
  2. Wähle den Haushaltsplan aus, zu welchen zu den Haushaltsabschluss erstellen möchtest. V4-Haushalt-Uebersicht
  3. Exportiere ganz unten auf der Seite über einen der Knöpfe den HHP. V4-Haushalt-Export
  4. Zum Bearbeiten der Datei kannst du Office Calc oder MS Excel verwenden.
  5. Es ist die Spalte der Differenzen händisch zu ergänzen. Es können weitere Informationen notwendig sein (wie z.B. Rücklagen)

Die Buchungsliste ist besteht aus allen einzelnen Buchungszeilen, die durchgeführt wurden. Aggregiert ergeben diese die Summen in der Ist-Spalte des Haushaltsplanes. Da die Prüfer:innen ebenso diese Summen nachvollziehen müssen, muss diese Liste ebenso dem Haushaltsabschluss beigelegt werden. Die Buchungsliste(n) erhälst du wie folgt:

  1. Klicke links auf "Buchungen".
  2. Klicke oben auf "Historie". V4-Buchungsliste-Historie
  3. Diese Seite zeigt die Buchungsliste mit allen Buchungszeilen in chronologischer Buchungsreihenfolge. Es ist immer das aktuelle Haushaltsjahr ausgewählt. Um das Haushaltsjahr zu wechseln, wähle das gewünschte oben links aus und klick auf "Aktualisieren". V4-Buchungsliste-HHJ
  4. Zum Download kannst du die beiden oben befindlichen Buttons verwenden. Die .csv lässt sich wie oben beschrieben öffnen und kann bei bedarf einfach durchforstet werden. Ihr solltet hier keine Anpassungen insbesondere bzgl. der Titel oder Summen treffen, ohne eine Umbuchungsanweisung sowie die Anpassung des Haushaltsplanes. Das .zip Archiv kann mit Rechtsklick entpackt werden. Darin befinden sich mehrere .csv Dateien, welche einzelne Tabellen für die jeweiligen Haushaltstitel enthalten. V4-Buchungsliste-Export

Fragt am besten vorab die Prüfer:innen, ob sie diese Tabellen digital (am besten als PDF konvertiert) oder auf Papier ausgedruckt benötigen.

Fehlerüberprüfung

Es empfiehlt sich die Daten nun grob zu überprüfen und bei Ungereimtheiten am besten in die Buchungsliste zu schauen. Ob etwas nicht passt lässt sich am besten wie folgt überprüfen:

  1. Notiere die Anfangs- und Endbestände aller Konten und Kassen. Bilde die Summe des Gesamtanfangs- und Gesamtendbestände sowie die Differenz dieser beiden Summen. (Alle drei Beträge können später noch nützlich sein)
  2. Summiere alle Beträge der Haushaltstitel der Ist-Spalte aus dem dem Haushaltsplan.
  3. Vergleiche die Ergebnisse aus 1. und 2.. Sind diese nicht identisch, gibt es irgendwo ein Problem und es muss auf die Suche gegangen werden.

Problemlösungsvorschlag

  1. Lade dir die Kontoauszüge nach Monaten getrennt herunter. Bilde die monatsweisen Differenzen der Anfangs- und Endbestände.
  2. opt. (wenn es nur 1-3 Kassenblätter sind, kann dieser Schritt übersprungen werden) Nimm dir die Kassenblätter vor und bilde monatsweise die Differenzen der Anfangs- und Endbestände.
  3. Lade dir die Buchungsliste herunter.
  4. Öffne sie in Office Calc oder MS Excel.
  5. Sortiere die Liste nach ZahlungsIDs (Beginnend mit z.B. Z oder K). Im System unter Konto kannst du nachvollziehen, welchem Konto oder Kassenbuch welcher Buchstabe zugeordnet ist. Dort kannst du auch die ZahlungsIDs den Daten zuordnen.
  6. Bilde nun die monatsweisen Differenzen der Anfangs- und Endbestände der Buchungsliste nach Konten/Kassenbüchern (Buchstaben in den ZahlungsIDs) getrennt.
  7. Vergleiche nun erneut diese Differenzen aus 2. und 6.. So kannst du das Problem nach und nach eingrenzen.
  8. Um eine Korrektur vorzunehmen meldest du dich mit dem konkreten Änderungswunsch/Problem bei uns (Mail an service@open-administration.de). Wichtig sind hier Angaben wie Haushaltstitel, ZahlungsID, und Belegnummer bzw. Buchungsnummer.

Ist es ein Tippfehler?

Gelegentlich kommt es vor, dass Zahlen vertauscht werden. Um schnell herauszufinden, ob der Fehler daran liegt probiere folgendes aus:

  1. Nimm die Differenz beider Zahlen
  2. Teile diese Differenz durch 9
  3. Kommt eine Zahl ohne Nachkommastellen raus, wurden zwei Ziffern vertauscht. Wenn das der Fall ist:
  4. Anhand der Anzahl der Ziffern aus 3. weist du welche erste Ziffer vertauscht wurde. Die darauf folgende ist der Tauschpartner

Beispiel 1:

  1. 720 - 270 = 450
  2. 450 / 9 = 50
  3. Keine Nachkommastellen -> also weiter machen
  4. 2 Ziffern -> Stelle 2 und 3 wurden vertauscht

Beispiel 2:

  1. 4.690.000 - 4.960.000 = 270.000
  2. 270.000 / 9 = 30.000
  3. Keine Nachkommastellen -> also weiter machen
  4. 5 Ziffern -> Stelle 5 und 6 wurden vertauscht

Erstellen einer Übersicht

Insbesondere für die Transparenz sollte eine Übersichtsseite erstellt werden. Sie sollte diese Inhalte enthalten:

  • Welche Dokumente wo zu finden sind bzw. wie diese benannt sind.
  • Anfangs- und Endbestände von allen Konten und Kassen sowie die Summe dieser.
  • Die Summe der Rücklagen sowie deren geplante Nutzung/deren Label
  • Offene Forderungen und Verbindlichkeiten

Ein Beispiel dieser Seite könnte wie folgt aussehen:

HHP-Uebersicht

Als Anhang an dieses Dokument bietet sich die Stellungnahme sowie die Begründung, wie man übermäßige Ausschöpfung von Haushaltstiteln ausgleichen möchte, an.