Auszahlung gesamtes FSR Budget als Vorkasse

Merkmale

Das Budget des FSR wird als Vorkasse auf ein FSR oder ein privates Bankkonto zu Beginn des Haushaltsjahres ausgezahlt. Am Ende des Haushaltsjahres gibt es eine Rückzahlung.

Wenn bei dieser Vorgehensweise eine Mitnahme von Restbudgets aus dem Vorjahr gearbeitet werden soll, findet keine Rückzahlung am Jahresende statt. Die Belege müssen trotzdem hochgeladen und eine Zahlung i.H.v. 0 EUR (Siehe "Betrag voll ausgeschöpft") werden. Der Restbetrag muss dann aber im folgenden Haushaltjahr angegeben werden.

Variante 1: Es findet ausschließlich am Ende des Haushaltsjahres eine gesammelte Abrechnung statt.

Variante 2: Es werden bereits während des Haushaltsjahres Abrechnungen/Zahlungsnachweise im StuFiS hochgeladen.

Haushaltsplan

  • MUSS
    • Im StuRa Haushalt ist eine Mittelzuweisung vorgesehen. HHT können z.B. sein "A.FSRWM Mittelzuweisung FSR WM" oder "A.FSRWM Budget FSR WM"
  • KANN (siehe Variante 2)
    • FSR besitzt für die Mittelzuweisung einen Einnahme-HHT im StuRa HHP z.B. "E.FSRWM.1 Mittelzuweisung FSR WM"
    • FSR besitzt mehrere Ausgabe-HHT im StuRa HHP z.B. "A.FSRWM.1 Bürobedarf FSR WM" und "A.FSRWM.2 Erstitüten FSR WM"

Auszahlung

  • MUSS
    • Auszahlung des Gesamtbudget am Anfang des HHJ
    • Rückzahlung des Restbetrages nach Abrechnung am Ende des HHJ
  • KANN
    • -

Konto

  • mehr Infos zu virtuellen und Transferkonten gibt es hier
  • MUSS
    • Auszahlung von einem StuRa Konto oder der Kasse
  • KANN (siehe Variante 2)
    • virtuelles Konto ODER ein echtes Bankkonto für den FSR

Variante 1: Einzelne Abrechnung am Haushaltsjahrende

Es findet ausschließlich am Ende des Haushaltsjahres eine gesammelte Abrechnung statt.

Auszahlung Vorkasse

  1. Projekt anlegen: Entweder für jeden FSR ein eigenes Projekt oder ein gesamtes Projekt "Mittelzuweisung"
  2. Projektposten: Je ein Posten zur Auszahlung und für die Rückzahlung mit FSR-Ausgabetitel (entsprechend dem Beispiel hier "A.FSRWM") in entsprechender Höhe einmal als Einnahmen und einmal als Ausgabe an
  3. Beleg für die Auszahlung anlegen: Abrechnung mit Informationen Vorkassenempfänger:in, einen Beleg, Ausgabeposten und Summe anlegen
  4. Auszahlung vornehmen: per Banküberweisung oder (nicht empfohlen) per Kasse
  5. Buchung des Belegs

Rückzahlung

  1. Abrechnung anlegen im o.g. Projekt: Abrechnung mit Informationen Rückzahler:in, allen Rechnungen und Nachweisen; Hinweis: Es können auch Dokumente angehangen werden, ohne dass diesen ein Posten zugeordnet werden muss
  2. Posten und Summen: Damit die Rückzahlung richtig verbucht werden kann, muss der Beleg aus Sicht der Finanzer:innen eine Einnahme darstellen A. Nur den Restbetrag, der zurück zu zahlen ist, in dem Einnahmeposten angeben. B. Die erhaltene Summe in den Einnahmeposten und alle Ausgabebeträge einzeln in dem Ausgabeposten aufführen. Im Beleg bleibt der zurückzuzahlende Betrag als Einnahme übrig. Für die erhaltene Summe kann ein Eigenbeleg hinterlegt werden.

Beispiel: Es wurde am Anfang des HHJ 200 EUR ausgezahlt. Im Anschluss wurden drei Rechnungen mit 50, 70 und 80 EUR beglichen.

A: Einnahmeposten 50 EUR

B1: Einnahmeposten 200 EUR, Ausgabeposten 150 EUR

B2: Einnahmeposten 200 EUR, mehrere Ausgabeposten mit je einmal 50, 70 und 80 EUR (Ist besonders hilfreich, wenn die Rechnungen als einzelne Dokumente in der Abrechnung angelegt werden)

  1. Abrechnung genehmigen: Wie gewohnt sind die Belege zu prüfen und zu genehmigen. Sobald das passiert ist, ist der Stand der Rückzahlung einfacher zu Verfolgen.
  2. Rückzahlung einfordern
  3. Beleg und Zahlung buchen

Betrag voll ausgeschöpft

Im Falle, dass der ausgezahlte Betrag bis auf den letzten Cent ausgeschöpft wurde, ist ebenso ein Nachweis zu führen.

Sollte dieser Nachweis im System geführt werden, ergeben sich für die Rückzahlungsschritte folgende Anpassungen:

  1. Abrechnung anlegen im o.g. Projekt: siehe oben
  2. Posten und Summen: Ein Einnahmeposten mit 0 EUR anlegen
  3. Abrechnung genehmigen:
  4. "Zahlung" anlegen": Im Standard-Transferkonto oder der Kasse eine Zahlung in Höhe von unglaublichen 0 EUR anlegen. Die Bezeichnung sollte eine Referenz enthalten
  5. Beleg und Zahlung buchen

Variante 2: Unterjährige Zahlungsnachweise

Es werden bereits während des Haushaltsjahres Abrechnungen/Zahlungsnachweise im StuFiS hochgeladen. Insbesondere wenn der FSR mehrere Ausgabetitel hat, ist diese Variante hilfreich.

Auszahlung Vorkasse

  1. Projekt anlegen: Entweder für jeden FSR ein eigenes Projekt oder ein gesamtes Projekt "Mittelzuweisung"
  2. Projektposten: Je ein Posten zur Auszahlung und für die Rückzahlung mit FSR-Ausgabetitel (entsprechend dem Beispiel hier "A.FSRWM") in entsprechender Höhe einmal als Einnahmen und einmal als Ausgabe an
  3. Beleg für die Auszahlung anlegen: Abrechnung mit Informationen Vorkassenempfänger:in, einen Beleg, Ausgabeposten und Summe anlegen
  4. Auszahlung vornehmen: per Banküberweisung oder (nicht empfohlen) per Kasse
  5. Buchung des Belegs

virtuelles Konto und Zahlungsnachweise

Zur Einbindung des Genehmigungsprozesses sind wie gewohnt Projekte und Abrechnungen anzulegen.

Wichtig ist aber, dass die Zahlungen zu den Abrechnungen nicht vom normalen StuRa Konto beglichen werden, sondern über das (virtuelle) FSR Bankkonto laufen. Es sollte daher auch eine Einzahlung anhand der bereits ausgezahlten Vorkasse stattfinden. Entsprechend sind die Belege/Abrechnungen und Buchungen durchzuführen

Beispiel Buchungen am o.g. Beispiel

  1. Einzahlung 200 EUR (HHT "E.FSRWM.1 Mittelzuweisung FSR WM")

  2. Auszahlung 50 EUR (HHT "A.FSRWM.1 Bürobedarf FSR WM")

  3. Auszahlung 80 EUR (HHT "A.FSRWM.2 Erstitüten FSR WM")

  4. Auszahlung 70 EUR (HHT "A.FSRWM.1 Bürobedarf FSR WM")

  5. Rückzahlung 50 EUR (HHT "E.FSRWM.1 Mittelzuweisung FSR WM")

Rückzahlung

  1. Abrechnung anlegen im Mittelzuweisungs-Projekt: Abrechnung mit Informationen Rückzahler:in, Zusammenfassung und Erwähnung der Rechnungen und Nachweisen
  2. Posten und Summen: Damit die Rückzahlung richtig verbucht werden kann, muss der Beleg aus Sicht der Finanzer:innen eine Einnahme darstellen. Nur den Restbetrag, der zurück zu zahlen ist, in dem Einnahmeposten angeben.
  3. Abrechnung genehmigen
  4. Rückzahlung einfordern
  5. Beleg und Zahlung buchen

Betrag voll ausgeschöpft

Im Falle, dass der ausgezahlte Betrag bis auf den letzten Cent ausgeschöpft wurde, ist in dieser Variante kein weiterer Nachweis zu führen, da die Belege bereits in anderen Projekten und Abrechnungen hinterlegt wurden.