StuFiS wird innerhalb einer Studierendenschaft zur Verwaltung der Finanzen des StuRa/AStA verwendet. Gliederungen, Gremien und Organisationen können als Antragsberechtige berücksichtigt werden. StuFiS ist so angelegt, dass es von jedem Studierenden (jeder Person mit Account) eingesehen werden kann. Unter Zugriffsbeschränkungen liegen dabei ausschließlich Daten und Funktionen aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen (Stichwort Datenschutz und Mehraugenprinzip/ LHO/ ThürStudFVO).
Alle Projekte, Abrechnungen, Kontoauszüge und Haushaltspläne liegen innerhalb eines Haushaltsjahres.
Projekte/Anträge können von allen Studierenden (Personen mit Account) gestellt werden. Diese werden durch die Haushaltsverantwortlichen geprüft. Je nach Regeln der Studierendenvertretung entweder direkt genehmigt oder durch die Studierendenvertretung abgestimmt. Anstehende Abstimmungen finden sich im Menüpunkt "Sitzung".
Nach der Genehmigung können Abrechnungen innerhalb des Projektes angelegt werden. Je nach Einstellungen kann das durch alle Studierende geschehen. Die Abrechnungen werden durch Haushalts- und Kassenverantwortliche geprüft. Die Belege müssen soweit vorhanden physisch eingereicht werden.
War die Prüfung der Abrechnung erfolgreich, wird die Überweisung in Textform vorbereitet und der Beleg zum Buchen digital vorgelegt.
Kontoauszüge und Kassenbücher müssen stetig gepflegt werden, um Buchungen innerhalb von StuFiS möglich zu machen.
Liegen die Einträge von dem Konto/ der Kasse sowie der Beleg in genehmigter Form vor, kann die Buchung durch Haushalts- und Kassenverantwortliche erfolgen.
Es kann jederzeit der aktuelle Stand der beschlossenen und gebuchten Einnahmen/Ausgaben eingesehen werden. Sind alle Konto- und Kassenvorgänge gebucht, ist der zahlenmäßige Haushaltsabschluss fertig und kann exportiert werden.