Unter buchen verstehen wir umgangssprachlich, das nachvollziehen von Zahlunsströmen. Wir wollen also wissen, warum welches Geld eingenommen oder ausgegeben wurde. Dafür weißt man einer Zahlung oder Einnahme i.d.R. einen Beleg zu. Mehr Infos dazu finden sich auch hier.
Der Sonderfall bei Studierendenschaften und vielen anderen öffentlichen Einrichtungen nennt sich "kamerale Buchhaltung". Es unterscheidet sich von der Buchhaltung in Unternehmen im wesentlichen davon, dass ein Haushaltsplan (wie ein Budgetplan) aufgestellt werden muss und innerhalb der Haushaltstitel (ähnlich zu Budgets) Geld ausgegeben oder eingenommen werden darf. Außerdem werden Zahlungsströme nur in dem Haushaltsplan gebucht, in dem es tatsächlich angefallen ist. Dabei zählt immer das Datum, wann das Geld tatsächlich vom Konto runter gegangen ist und nicht, wann die Zahlung ausgelöst wurde.
Beispiel: Das Haushaltsjahr ist gleich mit dem Kalenderjahr. Am 20.12.22 werden für eine Weihnachtsfeier Getränke gekauft und am 10.01.23 wird das Leergut zurück gebracht. Die Ausgabe für die Getränke wird in das Haushaltsjahr 2022 gebucht, während die Einnahme aus dem Leergut schon ins neue gebucht werden muss.